outlook在那里设置签名档,Outlook Web 设置签名档

题图来自Unsplash，基于CC0协议

导读

设置电子签名不仅能提升邮件的专业外观，还能方便地自动包含您的联系方式或其他信息。以下是根据不同版本的Outlook设置签名档的指南：

首先，打开Outlook应用程序。接着，转到顶部或侧边栏的"文件"菜单，找到"选项"并点击。通常，接下来会在主菜单中选择"邮件"选项卡。在这个设置区域里，找到"签名和名称"设置，并对其进行配置。这里能指定不同的签名适用于主邮箱账户、新邮箱账户或任意自定义名称之下。记得创建至少一个签名档，并根据需要为每个账户设置。

新邮件发送时应该选择哪个签名？这是因为签名的选取依赖于发送时的整体环境。您需要找到发送邮件时应使用的规则部分。当撰写和发送邮件时，通常可以在预览窗口的底部多个按钮区域找到与签名相关的按钮（例如一个签名图标，或在更早的版本直接集成在界面旁的小菜单）。点击这个签名管理按钮，就能看到您之前创建的所有签名选项，从中选择即可应用。回复或转发邮件时，默认使用的签名可能略有不同，通常系统会自动将回复签名设置为主账户或当前默认的签名档，这一点可以用规则进行检查和调整。当使用带有HTML格式的签名时，可以添加图片等元素。但请留意，有些邮件服务器可能对HTML内容有限制，它可能会自动转换为纯文本，导致格式丢失。建议在设置完成后发送一封测试邮件到自己的邮箱，看看签名是否正确显示且格式完好。

首先，打开网页浏览器，访问Outlook网站。在地址栏右侧找到您的头像或姓名，点击进入个人设置页面。接着在个人设置页面顶部选择菜单中的"设置"。将邮件属性相关功能设定，特别关注关于邮件设置类型的配置选项。在邮件设置页面会发现"签名"相关功能，类似于桌面客户端的操作，设定任意自定义名称以及位置。设置签名档部分也许存放得更简单，但规则部分同样重要：您需要决定何时发送邮件使用哪个签名，这些选择可以在这里完成。

打开Mac版Outlook。在菜单栏首先看到Outlook菜单，点击它。选择其中"签名"选项。接下来，在弹出的窗口或对话框中，允许指定多个账户或名称对应不同类型的签名内容。同时，设置在发送邮件时，可以指定使用哪个账户的默认签名。此外，通常还能调整显示方式，例如签名档自动应用以及混合邮件等默认方式。整个过程相对直观，但找到了正确的路径后，可以配置不同签名，并且做到每个账号都有自己独特的签名风格。

在早期版本的Outlook中，比如Outlook 2016这一代。启动Outlook后，同样转到顶部的"文件"菜单。之后，搜索"签名"这个关键词，点击找到的设置项。或者直接利用界面上三个点组成的省略号菜单条目快速找到"签名和邮件选项"。这一路径下，要完成签名的配置和编辑工作。可以随意创建一个新的签名而已，但当需要更加复杂的定制，或者在邮件模板中混合签名时，开发者可以利用此处强大的规则设置选项，实现了不论新邮件还是回复邮件，始终以统一的格式出现。

设置完成后，别忘了测试一下效果是否符合预期。可以试着用不同身份（注册多个账号时）发封工作邮件，并接收者要求自己作为测试接收。只要检查了收件箱中的邮件，就能验证签名是否正确显示并应用了正确的发件人信息。

这些签名设置方法，在很大程度上并不限于Outlook特定版本，它们同样适用于2019、2021等较新版本的操作。