离线文件过期了怎么办,离线文件保存期限多久

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导读

离线文件过期了怎么办？

当你发现保存在本地的离线文件变得无用或者完全打不开时，通常意味着文件已经过期了。这在 Excel、PowerPoint 等应用程序中尤为常见，尤其是那些通过“获取外部数据”、“导入数据”或类似功能获取并被标记为“离线文件”的数据表或文档。

为什么会过期？

• 数据源变化： 文件连接的数据源（如 Excel 表、数据库、SharePoint 列表等）更新了结构、权限或者网址发生了改变，导致本地缓存无法同步。
• 权限变更： 你或数据源的拥有者权限发生了变化，导致你可以访问数据源的连接失效。
• 指定时间过期： Power Query 等数据连接功能允许设定刷新频率或过期时间，达到设定时间后文件会被标记为过期。
• 文件位置变化： 数据源文件被移动或重命名了，保留过期信息的元数据（通常是 PQA 文件）没有自动更新。
• 手动修改链接： 直接编辑了数据连接的部分内容，导致原有连接不完整或损坏。
• 存储位置无效： 尤其是在 SharePoint 环境中，如果个人“脱机文件库”设置的位置（看板计算机）不正确或者不可用，同步也会失败导致过期。
• 缓存机制： 某些情况下，Power Query 本身的缓存文件可能会出错。

离线文件到底“活”多久？

本质上，“过期”不是一个固定的存储时间期限，而是指“连接的有效性”或“数据的时效性”已不满足当前使用的标准。导致你无法再使用原始链接更新它。如果只是简单的文档离线访问，并不涉及 Power Query，那么除非文件被删除或路径变更，否则“过期”本身可能不像链接文件那样是个严重问题，因为你可以按正常文件打开。但如果是 Power Query 刷新的文件，则真正在“过期”后就无法自动更新数据了。

如何解决离线文件过期问题？

解决问题的关键在于修改或删除过期的连接，然后重新指定一个有效的数据源。具体步骤：

1. 查看并修改连接信息：

   • 在 Excel、PPT 等应用中，找到过期文件的任何一个工作表或对象（例如某个带数据透视表或 Power Query 查询的工作簿）。
   • 激活该对象的选项（比如在 Excel 中，将光标放在数据透视表中，然后导航到“数据透视表分析” -> “更改数据源”）。
   • 或者，进入“数据”选项卡 -> 点击“查询和连接” -> 通常会看到一个列表，找到那个标记为“过期”的或你在使用的查询，右键点击 -> “编辑查询” 或 “管理数据连接” -> “编辑”。
   • 在编辑窗口中，仔细检查 源 部分。确认网址、文件路径是否正确，用户名密码（如果需要）是否仍然有效，权限是否未变。根据实际情况进行修正。
   • 修改完成后，记得保存连接设置并刷新数据。

2. 重新指定连接：

   • 如果原始连接完全不可用或者不能再用，你需要在编辑窗口中，选择 “高级” -> “更改数据源”。
   • 在这里，你可以尝试重新导入数据或者手动链接到一个全新的数据位置（如一个新的 Excel 文件、新的 SharePoint 列表等）。

3. 移除过期连接并清除缓存文件：

   • 在“管理数据连接”或编辑查询的界面中，找到过期的那个连接，右键点击 -> “从所有位置删除...”。
   • 这不是简单的删除，它的意思是物理移除这个连接的设置。执行后，过期的连接将彻底消失。
   • 删除后，你需要手动修复文件，再次导入或链接数据。通常，被删除的连接的缓存文件（通常是类似 filename.ext~ 或 .revinfo 文件，有时是 Model.ldb 文件）还会保留在本地，你可以尝试删除它们（通常都在原文件同一目录下，以特殊命名），然后重新刷新数据。
   • 如果缓存文件导致持续问题，可以前往高级目录权限的地方手动权限或属性设置。但请谨慎操作。

4. 处理“生命值”或“过期”时间设置：

   • 对于 Power Query 查询，你可以在“高级查询设置”里（在查询设置-高级查询编辑器中，形状图标旁边）尝试调整刷新后自动过期的时间。不过这通常用处有限，如果你能连接，则无需自动过期。最好定期手动刷新或检查数据源。
   • 实际上这是不是最大值问题，关键在于连接频率和范围，高频甚至需要每天刷新，低频如果每年数据变化不大，即使说三年依旧有效，但这是数据变化速度决定，当数据变化频率不高时，即使时间过长也可能不认为已过期，但核心还是连接有效与否。日常使用中，你应对离线文件链接文件要勤于查看连接状态，特别是如果使用的是“只读”访问，有些用户会默认每次打开就能刷新，但实际情况不是这样，除非链接是动态实时刷新的，而并非所有链接都是动态的。

5. 如果只是简单的Office文档链接（如引用另一个Word文档的内容）：

   • 对于不是通过类似Power Query那样获取外部数据，而是单纯的文本链接或附件引用的情况，通常过期只是信息而已，不会阻止打开文档内容本身。如果文件内容本身还在那个地方，并且你有访问权限，你可以直接使用文件。可以直接查看或者手动检查，并通过导出原始文件方式解决。
   • 如果链接的文件被移动或删除，过期信息只是让你知道找不到原文，你可以忽略它，用其他方式插入内容。

什么是“离线文件缓存”？

这和周期性文件同步有关，比如在Windows系统中，你可以将从网络（如SharePoint）下载到的文件夹添加为“脱机文件夹”，这样即使断开网络也可以使用这些文件，当你重新联接到网络时，系统会自动同步文件更改。一旦同步失败或网络问题导致同步无法保证，就可能出现各种错误或过期状态。

如何检查“脱机文件夹？”状态？

在Windows的“文件资源管理器”里，点击顶部菜单栏的“查看”，然后点击下拉框选择“选项” -> “同步” -> 在弹出的选项框中查看哪些文件夹被设置为离线文件当然是一个方式，同时，当你打开这些被标记为脱机文件的文件夹时，他们会显示一个状态图标。如果同步持有公网立即刷新，需要检查连接状态。

总结：

离线文件过期，尤其是带有 Power Query 等数据连接的文件，通常表明数据源与本地链接已断开。解决关键在于检查并修正连接属性，或完全移除后重新建立连接。对于仅指代另一个文件的链接，通常只是失去对原文的引用，只要原文还在且可访问，内容不受太大影响，但这部分分类时需要注意区分是Pure链接还是数据获取，如果不适合高频率使用场合，就搬移到带链接专用区域即可。保持权限正确、连接有效并定期刷新或重新连接是保持这些文件可用的关键。当然，如果链接的文件存储分散或难以访问，采用官方文件下载服务。

预防措施也很重要：

• 定期检查并清除离线文件缓存、总是确认链接指向、避免将大型文件保存在“脱机文件夹”可能引发权限问题，对于大数据文件，应单独存放。