打印机怎么传真文件给别人,打印机传真文件步骤

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导读

应用打印机传真文件给别人

使用带有传真功能的打印机或者多功能一体机（通常是激光打印机或喷墨一体机，但很多老式或网络型的型号才提供内置传真功能）来发送传真文件，是一种便捷的方式，尤其在无法通过电子邮件发送但仍然需要快速传递纸质信息的情况下。以下是操作方法和注意事项：

基础准备：需要什么？

要让打印机发送传真，首先需要满足一些基本条件：

1. 硬件要求：你需要一台明确支持传真功能的打印机或多功能一体机（看其规格说明或外观标记）。这套设备必须配备传真机所需的线路连接。
2. 线路连接：以前，这通常意味着需要一根标准的 电话线 连接传真机（打印机内部的传真模块对应挂机），将这根线连接到你家中或办公室的标准电话端口。请注意：现代打印机的传真功能很可能是基于网络（利用互联网或 VoIP 服务）的，不是直接连接到物理电话线的。请查阅你的打印机说明书确认是哪一种设置方式。
3. 网络设置（如果使用网络传真）：如果打印机使用的是联网式传真服务，可能需要在打印机网络设置中配置传真服务器或识别你的传真号码。
4. 传真号码：明确接收传真者的传真号码和正确的呼叫前缀或区号格式。

确保传真功能被启用

1. 安装/设置：购买打印机后，在首次设置或确认传真功能时，请通过打印机控制面板（通常有独立的传真按钮和菜单）或者打印机附带的软件/网络设置来确保传真功能已被启用。

操作步骤：发送传真文件

当你准备好了打印机、线路、传真号码和需要传真的文件，就可以开始发送了：

1. 开机：开启打印机或多功能一体机。

2. 准备文件：

   • 将文件放置在扫描玻璃台上（如果通过扫描发送，常见于一体机），或放入打印机进纸盘。
   • 确保文件清晰，并根据需要在同一面上打印或设置双面打印（如果设备支持且需要发送多页打印件）。
   • 重要：对于某些设备或较旧型号，有时需要在发送前确保文件没有被完整送入进纸路径，特别是在纸张尺寸或类型有变化时。你可能需要手动将第一张纸退出到台面位置，或者取消印刷作业，调整设置后重新添加文档再尝试。

3. 访问传真发送功能：

   • 屏幕按钮方法：许多支持传真功能的打印机有专门的“FAX”或类似按钮直接进入传真模式。点击它以简化流程。
   • 软件方法：如果你是通过计算机上的打印软件发送，例如在文件中选择“打印”，然后使用支持打印转换为传真发送的软件。在某些系统中，你可以在控制面板中找到“打印首选项”或类似选项，选择“传真”作为目的地代替电子邮件或本地打印。

4. 输入接收传真号码与发件人号码：

   • 接收方：
     • 仔细查找打印机上的标签，通常标识为“TELEPHONE NUMBER”或直接标注“FAX No.”。
     • 使用打印机提供的数字小键盘，输入接收传真者的传真号码以及可能必需的呼叫前缀（如区号部分，如果设备设置需要）。确保输入号码时包括国际或国内规定的区号和所有必要数字。
   • 发件人：
     • 大部分传真设备支持录入发送者的信息，虽然有些设备该功能是可选或默认关闭的。
     • 找到对应的输入项（如“MY NUMBER”），输入你的发送传真号码（如果是物理线路连接）。
     • 对于具有网络传真功能的打印机，SS（收号）和DS（发号）的设置方式可能不同，需查阅说明。

5. 选择发送范围与份数：

   • 如果是通过扫描多页纸张，打印机通常会自动识别并扫描单一传真的所有页面，但具体取决于驱动程序和设置。你可能需要在扫描仪设置中选择合适的页面对应。
   • 设置你想发送的份数 —— 即接收者收到多少份。
   • 确认传真文件是否正确、份数无误。

6. 发起传真通话并发送：

   • 打印机屏幕上可能会提示准备好拨号。
   • 打击“拨号”、“发送”或与“FAX”按钮相关的按钮。
   • 打印机将发出听到电话占线或呼叫成功的提示声（如果使用物理电话线）。
   • 发送过程中，屏幕上会通常显示发送进度，如“正在连接”、“正在发送页面 N”等状态。
   • 完成后，屏幕上会显示发送结果（成功、失败或退件）以及接收方的识别信息。

获取发送状态与结果

发送过程中或之后，你可以通过打印机上的显示屏、收据打印（通常会打印发送收据）或配套的软件查看详细的发送状态信息。

扫描发送传真的文件（一体机常见功能）

如果你有一体机，并且希望直接从实体文件发送传真，而不仅仅是从电脑发送：

1. 打开打印机控制面板，按下“扫描”或“多功能”按钮。
2. 选择扫描的源（例如扫描插入玻璃台上的文件或馈纸器中的文件）。
3. 将文件小心地放在扫描玻璃台上，对于一体机的扫描发送，每次通常只能扫描一页。确保不被卡住。
4. 调整扫描设置。
5. 选择传真作为输出目的地。
6. 输入传真号码，进行拨号和发送。

注意事项

• 确认功能：最重要的一点是，确认你的打印机型号确实具备内置传真功能。
• 查阅印刷商说明书：对于非倾销设备上的传真，务必详细阅读你的打印机或一体机的用户手册，因为界面、按钮、按键和设置项因品牌不同而差异巨大。
• 速度与成本：传真发送通常是实时的，但并非所有地区和接收方都能保证即时送达。台式传真可能产生电话费，而基于网络的传真功能可能会有月费或使用量费用，请确认收费细节。

通过上述步骤，即使你拥有的只是打印机，只要它能完成扫描，或是多重设备具备扫描往返转换及发送功能，你就能很熟练地把文件传真给需要它的人或公司。传送过程清晰明确，比试用电话或手动传纸件要便捷得多。