格式刷的作用和用法,格式刷的用法步骤

题图来自Unsplash，基于CC0协议

导读

格式刷这个工具，对于日常使用文字处理软件（像Word）的人来说，几乎是不可或缺的一部分。它的核心作用就是帮助用户快速复制和应用已经选定好的文本格式。

想象一下，你需要在一个长篇文档中应用一种特定的字体、字号和颜色。手动去一个个地设置或者选中要更改的文本，再逐一打开格式设置工具（如“字体”或“段落”设置），这显然既繁琐又容易出错。这时，如果你已经预先在另一个地方设置好了这种格式，就能利用格式刷了：只需先选中文本（应用了你想要的效果），随后点击“格式刷”图标。它会像一个记录探头，在你第一次选中格式时，瞬间记住这个组合，比如「宋体-小四-红色」或者「首行缩进2字符-1.5倍行距」。接下来当你用鼠标正在应用这个格式时，你会发现鼠标指针变成了一种刷子形状，并且高亮显示了两次，这时你可以直接用鼠标在一个需要修改格式的文本上拖动或点击，就在那个地方精准地应用了之前的格式。如果你按下的是图标旁边那个图标（格式刷上有一只秒表），它会持续处于刷的状态，直到你点击其他地方或者主动关闭，直到再次点击，或者完成后点击了别的地方。相比单击图标，这能让你一次刷很多地方，非常高效。

这个“刷”是专门指Word自带的格式刷功能。

所以，刚才可能复制的是文本的字体、字号、颜色、自动换行方式、行间距、段落首行缩进、缩进值、段落前缀、文本方向、背景等可见的视觉变化。

不过，也要注意格式刷是有局限的。它无法复制一个格式设置在某些外面容器（比如表格单元格、文本框或者图文框本身）的情况，也无法改变页眉页脚、页码、页脚/页眉区域、脚注、尾注、题注等特殊区域，以及文档的基本页面设置（如页边距、纸张大小、纸张方向等），或者文档本身的密码设置、保护等。

如果你不想费时去找菜单，提高效率的话，还有一个神技：按下 [Ctrl] + [Shift] + [C] （通用快捷键，具体也在功能区或右键菜单中有一个重复粘贴格式的功能）。