目录怎么自动生成步骤,自动生成目录的方法

题图来自Unsplash，基于CC0协议

导读

Okay，我们来聊聊怎么在 Microsoft Word 里自动生成目录。这真的是一个能省去很多力气的操作！

你需要做的并非从零开始手动输入目录里每一个标题及其页码，而是让 Word 做那些繁杂的事情，比如读取你已设置好样式的标题、记录它们的位置、并在最后自行排版成一个格式整齐的目录。这过程其实远比看起来简单，而且一旦掌握了，你会惊叹自己有多高效。

首先，你需要让你文档中的各个标题部分明确地告诉 Word：“嘿，我是一个章节标题！”要做到这一点，你需要使用 Word 内建的「标题样式」功能，通常是「标题 1」、「标题 2」、「标题 3」这些。复制这段文字：

• 选中你想变成标题的文本（比如章节名或小节名）。
• 然后在“开始”选项卡的“样式”库里，点击对应级别的标题样式，比如“标题 1”、“标题 2”等。
  • 不要随意改变字体颜色或大小破坏了这些预设样式，否则 Word 可能无法识别它。保持使用触摸了“样式”库的那个级别。

接下来，你告诉 Word 在哪里放目录：

• 当文档主体内容写完后（或也许写到一半就可以），定位光标到你希望目录出现的位置。通常是文档的开头，紧接着摘要、前言之类的部分。
  • 在“引用”选项卡中找到“目录”按钮，点击它。
  • 会弹出一个“目录”库，里面预设了一些不同的样式。你可以选择一个赶紧套用。Word 提供了很多选择，你可以看看哪个在你文档里更好看，文件层级结构清晰，然后使用它。

一旦你插入了目录，这时候 word 就开始工作了：

• 可能之前那一刻 Word 就默默根据你标记好的“标题”文本，已经计算并排好了它们各自的页码。
  • 每当你觉得可以发布文档给看或者准备提交的时候，你可能只是按一下 F9 键，或者在那个目录区域右键单击然后选择“更新目录”，接着选择“更新整个目录”或者“重新设置格式”等相关选项。这样，Word 就会立刻去检查那一页文档里所有的“标题”有没有什么变动——比如你可能增加了新章节，或者更改了某个标题的位置，或者删掉了某部分内容——然后立即将目录里的标题顺序、对应的页码都更新一遍，确保保持最新准确的状态。这整个过程远比想象的简单快捷得多。

如果你是比较习惯键盘的用户，或者喜欢批量操作的话，还有一个小技巧，那就是用【Ctrl + Alt + D】这个快捷键组合。每次你想更新文档里的目录时，不必从鼠标走到“引用”选项卡那么麻烦了，直接按这个键，Word 就会立刻为你识别并更新文档里所有插入的目录。（请注意，不是所有版本的 Word 都默认开启动这个功能的，第一次尝试找不到的话可以手动添加或检查一下具体版本的权限）

有时候使用目录功能你也会遇到一些小麻烦，比如文字颜色与你插入的标题样式不兼容，导致目录没有生成，或者目录里的页码跟实际页码不一样。别着急，一般可以通过再仔细检查一次标题是否使用了适当的标题样式解决，Word 也会在最后那部分给出一些有用的提示。

总的来说，目录自动生成就是一个“你好好标示，Word搞定剩余”的过程。只需要用好“标题样式”，然后让 Word 知道“我要一个目录”，剩下的事情交给你信任、非常聪明的 Word 同事去处理就好啦！。以后每次修改文档内容后，别忘了记得更新一下目录，轻松做出规范的目录！希望这些方法对你有帮助，如果你在过程中遇到不清楚的地方，随时可以追问！