outlook怎么批量导入收件人,Outlook 批量添加联系人

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导读

嘿！说到在Outlook中管理联系人，特别是当你有一大堆收件人需要加的时候，一个个去加真的很费时间。批量导入真的是搞定这个麻烦事的绝妙大法，尤其是在应对那些包含成百上千条记录的客户名单或供应商列表时，效率简直不要太高。

请相信我，一次次点击"新建联系人"和填信息绝对是时间黑洞，而通过导入，几分钟就能把这些联系方式一键收编，让你的联系人列表瞬间膨胀，用起来倍感充盈和方便。

让咱们来一步步聊聊具体怎么操作吧。

方法一：通过通讯簿模板导入（导入最普遍的情况是用于创建通讯簿再关联收件人列表，适合把名单"固化"在Outlook的一个收件人列表里，或是批量给进入收件箱的邮件赋名，或是在"快速步进"、"任务"或者"日历"邀请里面方便地引用这些人）

1. 准备你的数据文件：

   • 首先，你需要一个包含所有人信息的文本文件，*.txt是很好用的选择，尤其是当你的数据是用记事本或者Excel（特别是"文本导入向导"处理过的）格式导出的时候。如果原始文件格式复杂，可能需要先使用Excel的"文本导入向导"，把它们转成Outlook喜欢的简单格式。通常只需要"电子邮件"这一列即可，但如果你的数据文件包含了姓名（最好是中文能显示全，有时需要加几个参数），工作地址等，也能同时导入，给你更多的用数据管理的空间，比如可以保存为CSV或Excel也可以，但最好是TXT格式。
   • 确保所有的信息格式都样，比如"电子邮件"这一列，每个条目的格式都得和Outlook的要求一样，这样才能一次性把所有邮箱都导入进去。

2. 执行导入过程：

   • 勾搭Outlook：点开Outlook，然后点中上方导航栏的"通讯簿"——》找到并右击"通讯簿"这个文件夹（类别点"本地通讯簿"）——》再右击点"导入"。这里选"下载通讯簿列表"，这时候Outlook会蹦出一个窗口。
   • 选择你的文件：在那个导入的小窗口里，点击下方的"浏览"，然后选中你之前准备好的那个*.txt形式的数据文件。之后点击"下一步"。
   • 检查信息映射：这里有个很重要的环节，叫"信息映射"。Outlook会努力猜猜你列表里面的每一列数据对应的是什么信息。比如有谁知道它是邮箱不？你的TXT文件只包含单一的一列，那Outlook就会很直接地把选中项和"电子邮件"这个已经定义好的选项勾在一起，这样只添加邮箱就能搞定，也可以把第一列对应到姓名上。这时候你得仔细一字排开看看每一列对应到的是哪个选项，确保和你希望的一致。选对了再点击"完成"。
   • 等待处理：导入过程开始后，你可以先忙别的事去了，但不要关掉Outlook，不然可能会猫腻啥时候搞好了。导入结束后，你多半就等它自动关掉对话框就弹出导入的完成效果了。
   • 查看结果与应用：现在，整个人脉资源都被你引进来了！赶紧在Outlook的左侧联系人或通讯簿部分找找，看你的文件是不是导入成功了。导入完成后，方便地，你还可以考虑把这些方阵给安排到新建的本地通讯簿或是现有的通讯簿里面，是不是比以前找来找去强多了。

方法二：直接将数据导入地址簿（这个相对没那么常用，不过也可以给定你有特别的设置需求时用用）

Outlook也可能设有某个专门的收件人列表，适合场景是你需要批量添加到别处，比如直接给这些收件人发邮件群，且希望隐去他们的姓名显示，或者这些人的地址是存在于某个单独的文件里的。操作路径通常如下：

• 选择"文件"菜单——进入"信息"区域——选用"导入/_export"功能（如果你用的是Outlook2016等更新版本，路径会略有小变化，通常是在"邮件"选项卡下有很像的"数据加载"或"管理解锁数据文件"这类地方，找找仔细点开找吧）

总之，掌握了这些操作，批量导入收件人列表对处理大批量联系人添加简直就是一步到位的强大法宝。如果你的办公地点如果支持PC和移动端（手机App）之间数据互相传送，也别忘了把这些添加上来的联系人同步到手机App上去，当你在外面没带电脑也能够快速通讯随时联系了。一旦你导入成功，别忘记可以在 Outlook 中好好设一顿规矩，让你的新收件人们能被自动归在同一回事的分组下处理分类邮件，或者是给发给他们的特定邮件加上自动标签，方便查找；或者常常调出他们，确保不会轻易从你的联系人库中消失。这些小设置将让批量导入的操作效果无比强大。