wps表格入门基础教程,WPS表格与Excel区别

题图来自Unsplash，基于CC0协议

导读

伙伴们，如果你最近接触到了WPS表格，无论是它自己拥有账号还是从别人那里获得的文件，想要快速上手并发现它的魅力，那你来对地方了。别担心，这次我们一起用简单易懂的方式，把WPS表格的入门基础功练好。

WPS表格，没听说过的话，那可能就是Microsoft Excel（我们常说的Excel）。其实它们都是用来记录数据、进行计算和分析的强大工具，而WPS表格作为国产软件，在界面习惯、国语界面、文件兼容性（现在绝大多数情况可以打开Excel文件了）等方面非常接地气，是很多个人用户和小团队的不错选择。咱们就先来认识一下它的基本脉络。

1. 动手前的准备：下载、安装与启动

刚开始离不开一张小板凳（比喻说法）——在使用前，你需要确保已经从WPS官网下载了WPS Suite（全家桶）或者专门的WPS表格应用程序。下载安装好后，像打开Word、PPT一样，双击WPS表格的图标，或者通过开始菜单找到它，就能启动这个看似普通的瘦长矩形窗口了。这就是WPS表格的大门。

2. 了解你的“主场”：界面与基本概念

刚刚打开窗口，你会看到最上方一排五颜六色的按钮，那叫做“菜单栏”，包含了“文件”、“编辑”、“视图”等等功能入口。再往下是“功能区”，这是WPS表格的指挥官站，里面分成不同的区域，帮你快速找到命令，比如“开始”、“插入”、“页面布局”、“数据”、“审阅”、“周边”这些标签页。每个标签页下面有各种小按钮，用来进行数据输入、格式化、计算和图表制作。

最小的核心单位就是你看到的那些一个个的小格子，每个格子都有独一无二的坐标，比如“B3”、“A12”，这些都是非常重要的定位工具。 整片格子组成的就是一个“工作表”。而多个工作表（通常以“Sheet1”、“Sheet2”开头）放在一个大的文件夹里，这个文件夹就相当于一个“工作簿”。你可以在这个工作簿内切换不同的工作表，或者复制、创建新的工作表。

3. 基础功能的核心：数据输入与编辑

• 输入很简单：直接点击你想放数据的格子，开始打字，按回车或者点旁边的格子，数据就放下去了。
• 修改不用愁：双击你想改的格子，里面的内容就会亮起来，修改完按回车就行。有时候简单你需要在不同的格子之间切换输入，可以使用键盘上的Tab键和Shift+Tab键。按住Ctrl键，再点一个格子，就能跳转到那个位置。
• 作图靠这里：菜单栏“插入”里的“图表”功能可以让你根据已有的数据快速生成折线图、柱状图等，很多时候一图胜千言。
• 批量玩：Edit（编辑）菜单下的“查找和替换”功能能帮你快速在字符串庞大的数据区域里定位并统一修改，如将“一月”替换为“1月”。按住Alt+N+S快捷键，可以直接打开查找替换对话框，很方便。

4. 计算与逻辑：用公式让数据动起来

这才是满足我们数学、统计等需求的核心。先点选一个格子，然后切换到“开始”功能区里的“粘贴函数”按钮，或者直接输入“=”，后面跟一个函数名称。 比如“=SUM(A1:A3)”表示把你选区域范围内的数字加总起来。也可以输入“=AVERAGE(B5:B100)”来计算某几列数的平均值。这些都是入门最基本也最常用的。稍微复杂点的，还可以结合“If”之类的判断函数，但是记住，第一步就是先理解每一款函数是干什么的。

5. 千变万化的格式化：让表格看起来更舒服

数据只有数字和文字？那可太单调了。WPS表格的格式化功能很强大：“开始”功能区下的“字体”、“字号”、“颜色”、“加粗”、“删除线”这类按钮可以改变单个格子的外观。 “开始”功能区下还有一个“单元格”设置，里面可以操作很多精细功能，比如你设置某个格子只能输入数字，或者数值不能超过多少，甚至可以为不同方法区域配置不同背景色，让数据层次更分明。填充背景色可以尝试使用表格级别的颜色方案，但对新手没太大问题。

6. 数据管理：排序、筛选与分析

有了很多数据，要快速找到想要的那一行，就需要筛选。 选中需要筛选的数据，在开始菜单的Edit区域或者手动下拖你做排序区域会用到垂直的或者水平的选中区域。通常可以在数据标签页下进行操作，随时筛选出色彩一致或格式一致的行。或者，“数据透视表”和“数据透视图”是WPS表格非常强大的分析工具，类似于把数据进行多角度组合、汇总分析，这通常是处理大量数据、深度分析常用手段，你可以先从基础用法尝试。

7. 和Excel比一比的“壳”

可能你会在功能位置或者按钮名称上和Excel有些偏差，个人认为还是WPS比较符合国人的使用习惯，而Excel则有些像机器人的说话方式。比如Excel里有的“条件格式”功能，WPS里可能在“数据”或“风格”有些许变化，但是功能内核是一致的，不用担心学WPS能用Excel咩？这是一对双胞胎，只是相貌（界面）略有不同，核心技术相似。WPS是模仿了Office的模式，所以，基本原理，无非就是cell，range，公式，图表，宏 …

8. 最后的火种：视频教程与社区支持

刚入门，不熟悉功能的具体操作？怕自己看得懂但不会实际用？这时候，上网搜一下“WPS表格基础教程”视频就对了。B站上、WPS官方自带的教程页面、还有知乎、CSDN上都有很多免费或者付费的视频教程，一步一步带你实战操作很不错。遇到疑难杂症了，还可以去WPS社区发帖询问，或者是在论坛和群组里和其他用户交流，交流是提升最快的方式之一。

总的来说，WPS表格对初学者非常友好，它涵盖了日常办公所需的所有基础功能，并且界面布局清晰，操作流程自然。只要你跟着感觉走，用心学一学，在实践中慢慢积累经验，很快就能熟门熟路地运用WPS表格处理各种工作和生活数据了。现在，是不是感觉WPS表格已经准备好为你效劳一番了呢？开始你的第一个表！