outlook邮箱满了怎么办？如何高效清理Outlook邮箱释放存储空间-盾科技

如何高效清理Outlook邮箱释放存储空间

一、紧急清理五步法（推荐顺序）

清空“已删除邮件”与“垃圾邮件”文件夹
- 右键点击【已删除邮件】→ 选择【清空文件夹】；
- 同样操作清空【垃圾邮件】文件夹。
- 注意：若启用了“退出时清空已删除邮件”功能，建议先关闭（路径：文件 → 选项 → 高级 → 取消勾选该选项），避免误删需保留的邮件。
筛选并处理大型邮件与附件
- 在搜索框输入命令：size:>10MB 或 hasattachments:yes，筛选出占用空间大的邮件；
- 批量删除非必要邮件，或另存附件后删除原邮件（右键选中邮件 → “删除”或“移动到存档文件”）。
- 提示：若搜索无结果，尝试切换搜索范围为【当前邮箱/所有邮箱】。
使用“邮箱清理”工具分析空间占用
- 点击：文件 → 信息 → 工具 → 邮箱清理；
- 查看各文件夹大小分布，按时间筛选旧邮件批量删除；
- 重点清空“已发送项目”和长期未清理的次级文件夹。
创建本地存档文件（PST）转移旧邮件
- 创建PST：文件 → 账户设置 → 账户设置 →【数据文件】→【添加】→ 保存到本地路径（如文档Outlook文件Archive.pst），避免使用网盘或共享位置；
- 移动邮件：手动选择需归档的邮件（如收件箱Ctrl+A全选）→ 拖拽至新建的PST文件夹。此操作直接将邮件移出服务器，立即释放空间。
启用企业版“在线存档”功能（仅限Exchange Online用户）
- 管理员需为企业账户开启在线存档，用户可通过网页版或客户端将邮件自动归档至云端专属存储区，无需本地操作。

二、长期维护策略

定期清空关键文件夹：
- 每月检查“已删除邮件”“垃圾邮件”文件夹，避免残留数据堆积；
- 清理“对话历史记录”和“日历”过期项（右键删除或移至本地）。
配置自动存档规则：
- 设置规则：文件 → 信息 → 自动存档设置 → 自定义时间（如6个月前邮件自动移至PST）；
- 定期备份PST文件至外部硬盘，防止数据丢失。
限制附件管理：
- 用云存储（如OneDrive）共享大文件，邮件内仅保留链接；
- 关闭非必要订阅邮件，减少垃圾邮件流入。
存储空间升级（频繁满额时适用）：
- 个人用户可升级Microsoft 365订阅获得更大容量（如1TB）；
- 企业用户可申请Exchange Online扩容或评估无限存储方案。